Banyak cara yang dapat anda lakukan untuk mengelola folder dan file, mulai dari cara kerja anda dalam menangani folder dan file, kemudian menggunakan fasilitas yang telah disediakan di Windows, hingga menggunakan aplikasi tambahan dari pihak ketiga.
Banyak manfaat yang bisa anda dapatkan dengan mengelola folder dan file anda dengan baik, antara lain: anda akan lebih mudah menemukan folder dan file yang anda butuhkan, anda dapat mengetahui lebih dini jika seandainya terdapat virus atau sejenisnya yang menyamarkan diri sebagai folder atau file, dan tentu saja produktifitas kerja anda akan meningkat.
Berikut akan dibahas beberapa tips yang dapat anda lakukan dalam rangka mengelola folder dan file.
1. Pisahkan File System dan File Data
Ada baiknya hal ini anda lakukan saat pertama kali anda membeli komputer, atau sekalipun sudah terlanjur, anda pun dapat melakukannya saat ini dengan menggunakan aplikasi bernama PartitionMagic (www.powerquest.com). Untuk dapat menggunakan aplikasi tersebut, bukanlah hal yang sulit, karena sudah berupa aplikasi dengan GUI (Graphical User Interface).
Sebut saja misalkan anda memiliki harddisk dengan kapasitas 160GB, maka anda dapat mempartisinya (membagi) menjadi 2 partisi/bagian. Partisi pertama sebesar 80 GB yang akan anda gunakan untuk sistem operasi (SYSTEMS C:) dan 80 GB sisanya sebagai partsisi kedua yang dapat anda gunakan untuk menyimpan data (DATA D:)
Dengan begini, jika suatu saat terjadi masalah dengan sistem operasi anda, dan anda diharuskan menginstall ulang sistem operasi anda, maka anda tidak perlu khawatir dengan keberadaan data anda, karena data anda berada pada partisi yang berbeda dengan sistem operasi, maka data anda akan aman dan tetap baik-baik saja, walupun anda menginstall ulang sistem operasi.
2. Buat Folder berdasarkan Kategori tertentu
Pada drive (DATA (D:)) yang anda miliki, buatlah beberapa folder utama sesuai dengan aktifitas kerja anda, misalkan folder Project, Kuliah, Kerja, dan Pribadi. Secara otomatis biasanya folder-folder tersebut akan diurutkan berdasarkan abjad, agar anda dapat menyesuaikan urutan buatlah no urutan di depan nama folder-folder tersebut.
Dengan begini anda akan lebih mudah nantinya dalam mengelompokkan sub folder dan menyimpan file berdasarkan kategori-kategori folder utama yang telah anda tentukan.
3. Buat Sub Folder Sesuai dengan Kebutuhan
Pada setiap folder utama yang telah dibuat sebelumnya, anda dapat membuat sub folder di dalam folder-folder utama tersebut, buat sub folder sesuai dengan kebutuhan anda.
Sub folder ini berguna untuk tempat menyimpan file-file anda, yang disesuaikan dengan kategori dan kebutuhan.
4. Buat Standarisasi Penamaan Folder dan File
Masalah pemberian nama folder dan file, sekilas memang tidaklah penting dan merupakan hal yang sepele, namun jika menangani banyak folder dan file, masalah penamaan akan menjadi hal yang tidaklah mudah. Untuk itu gunakan standarisasi dalam penamaan folder dan file. Biasakan menamakan folder dan file sesuai dengan keterangan yang menggambarkan tentang isi atau konten dari folder atau file tersebut. Misalkan untuk Tugas Kuliah, dapat anda buat stadarisasi Tugas Kuliah_Nama Mata Kuliah.doc, contohnya: Tugas_Kuliah_SI.doc, Tugas_Kuliah_BD.doc, dst.
5. Sertakan Keterangan Versi untuk File yang Sering Diperbaharui.
Adakalanya anda mengerjakan suatu tugas, tugas tersebut mengalami perbaruan dari waktu ke waktu, agar anda mudah melakukan hal tersebut ada baiknya anda menggunakan keterangan berupa versi pada nama file anda, misalkan Tugas_Kuliah_SI_Versi_1.doc, nantinya jika anda merevisi tugas tersebut beri nama [Save as] sebagai Tugas_kuliah_SI_Versi_2.doc, begitu seterusnya. Jika perubahan tidak terlalu siginifikan anda dapat menggunakan beberapa digit versi, misalkan dari Versi1.0 menjadi Versi1.1, dan seterusnya.
Dengan begini anda dapat merecord setiap perubahan yang terjadi, dan anda dapat lebih mudah melakukan revisi atau perbaikan.
6. Letakan File Sesuai dengan Kategori dan Sub Folder yang Sesuai
Jika anda hendak menyimpan file hasil kerja anda, simpanlah sesuai dengan kategori dan sub folder yang telah anda buat, hal ini memudahkan anda nantinya untuk mencari dan menelusuri keberadaan suatu file, jika suatu saat anda membutuhkannya lagi.
Misalkan anda mengerjakan Tugas Kuliah tentang Sistem Informasi maka simpanlah Tugas_Kuliah_SI.doc anda pada Folder [02 Kuliah] > [Sistem Iinformasi].
Lakukan dengan Disiplin
Jika anda telah melakukan langkah-langkah diatas, yang perlu anda lakukan selanjutnya adalah melakukannya dengan disipilin setiap saat dan setiap waktu. Jika anda melakukannya dengan disipilin, dipastikan anda akan mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari mengelola folder dan file dengan bijak.
